Inovação digital gera economia em publicações e arquivamento adequado em Medianeira

Tendência nacional, cases são compartilhados com gestões de outros municípios

Por João Vanderlei Eberhart, Noticiar Comunicação
Praticidade, agilidade, disponibilidade, acesso facilitado para consultas e segurança. Estes são alguns dos benefícios proporcionados pela digitalização de documentos e pela publicação dos atos oficiais pelo Diário Oficial Eletrônico. Para a Administração Municipal de Medianeira o processo também representa economia aos cofres públicos. São aproximadamente R$150 mil por ano que podem ser investidos em outros setores diretamente ligados ao atendimento prioritário da população.

Desde 2011 o Diário Oficial de Medianeira passou à versão eletrônica, mescla de inovação e economia, conforme o prefeito Ricardo Endrigo. Na época, segundo o contador geral do município, Aguinaldo Bodanese, gastava-se de R$150 mil a R$200 mil por ano com a publicação dos atos oficiais da Administração Municipal. A partir da implantação do e-atos, o investimento anual passou a ser de R$7,8 mil. 

Economicidade

A ferramenta, desenvolvida pela Digitaldoc, integrante da Associação das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação do Oeste do Paraná (Iguassu-IT), despertou o interesse de outras administrações públicas norteadas pelo princípio de economicidade, segundo o diretor executivo da empresa, Nérisson Leonhart. “Se levarmos em consideração que Medianeira gastava até R$200 mil anuais e reduziu este valor para R$7,8 mil, a economia acumulada no período dos últimos sete anos é superior a R$1 milhão”, estima. 

A facilidade para operar o sistema é outro fator que estimula a implantação. “Os próprios servidores públicos fazem a administração das publicações, sem depender de terceiros”, ressalta Bodanese. 

Tendência

Tendência nacional frente à expansão tecnológica, os benefícios da digitalização foram incorporados em 2017 pela prefeitura de São Paulo. A partir de 02 de março os atos da administração passaram a ser publicados unicamente por intermédio do Diário Oficial Eletrônico.

Nesta segunda-feira (31), uma equipe de Francisco Beltrão esteve em Medianeira para conhecer o Diário Oficial Eletrônico e outras iniciativas de arquivamento digital. “Precisamos contar com segurança e profissionalismo para digitalizar nossos documentos e gostamos muito do que vimos”, exclama o secretário de Administração de Francisco Beltrão, Pedrinho Veroneze.

Digitalização de arquivos

Este é outro serviço, a digitalização de documentos que integram o conhecido ‘Arquivo Morto’ das prefeituras. Uma infinidade de documentos, expostos às intempéries, ação de traças e envelhecimento natural, passam a ter uma nova versão proporcionada pela digitalização. “Todos os documentos que precisamos preservar estão sendo digitalizados. É algo novo, uma nova versão para aquilo que estava se perdendo no tempo”, frisa o encarregado do Arquivo Permanente da Prefeitura de Medianeira, Vitório Hennemann.

O trabalho de digitalização é uma parte do processo, segundo a analista da Digitaldoc, Sonia Capelini. “Inicialmente é feita a triagem, separação e, depois o escaneamento. Posteriormente os arquivos precisam ser identificados conforme seus originais, organizados e disponibilizados para os setores responsáveis”, observa. “Todo este trabalho requer perícia e confiabilidade, ressalta o controlador Aguinaldo Bodanese.

Francisco Beltrão, assim como diversos municípios brasileiros, possui uma grande quantidade de documentos que requerem cuidados adequados de armazenamento. Segundo o secretário de Finanças, Elois Felício Rodrigues, “a ideia é digitalizar para facilitar a consulta e a segurança quanto à preservação”.

Abrangência

Atualmente a empresa atende 70 prefeituras em 12 estados brasileiros, segundo Nérisson Leonhart, “uma satisfação imensa para um empreendimento de uma cidade do interior do Paraná”, observa. 

As possibilidades da tecnologia são aliadas à praticidade e disponibilização de tudo o que é de interesse dos públicos, específico ou geral, proposta aceita na atualidade, tendo em vista a expansão das ferramentas e meios digitais.
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